Come comunicare in modo efficace in azienda?

Tutto cominciò nel 1967, quando gli studiosi della Scuola di Palo Alto formularono il famoso assioma per il quale “non si può non comunicare“. Secondo i ricercatori della Pragmatica della Comunicazione Umana, ogni meccanismo – verbale o non verbale – è sempre comunicativo, veicola delle informazioni e va ad influenzare il comportamento delle persone che ci circondano.

Questo accade anche in azienda, dove le persone che compongono il team di lavoro si confrontano ogni giorno con degli obiettivi organizzativi da raggiungere. Nel mercato attuale, si è resa indispensabile la sinergia delle professionalità: degli obiettivi articolati hanno bisogno di più persone che lavorano al loro raggiungimento e si arriva ad un buon risultato solo se tutto il gruppo condivide le informazioni e le finalità del progetto, partecipandovi attivamente. Allora, come fare per migliorare la comunicazione con i propri colleghi e collaboratori?

Vediamo qualche suggerimento utile per comunicare meglio nelle organizzazioni:

  1. Avere ben chiari gli obiettivi da raggiungere. Sembra paradossale ma, a volte, ci si focalizza sulle difficoltà in itinere e si perdono di vista gli obiettivi da realizzare. Fare chiarezza sulle finalità del lavoro da svolgere e rinegoziare i passaggi fondamentali con i propri collaboratori, è il primo step per uscire dall’impasse.
  2. Saper ascoltare. Una mente aperta e disponibile allo scambio comunicativo è utile sia per avere una visione più ampia e articolata della situazione sia per creare quel tessuto relazionale che facilita il “gioco di squadra“.
  3. Trasmettere solo una informazione alla volta. La nostra mente elabora meglio le informazioni chiare che non si sovrappongono tra di loro. Se parliamo ai nostri colleghi, è utile comunicare una informazione alla volta. Quando l’informazione sarà arrivata al collaboratore – ed egli sarà in grado di riformularla con parole sue – allora possiamo passare all’informazione successiva.
  4. Mettere in discussione i fatti concreti e non le persone. Mai richiamare un collaboratore per delle sue caratteristiche personali. E’ meglio attenersi ai comportamenti concreti da correggere ed evitare i commenti sulla sua personalità o sulle opinioni espresse.
  5. Concentrarsi sulle aree di accordo piuttosto che sulle divergenze. La comunicazione efficace si costruisce sui punti in comune che ci uniscono ai nostri interlocutori. Sottolineare i contenuti positivi espressi dai colleghi è un buon metodo per facilitare il raggiungimento di un  accordo.
  6. Seguire il filo del discorso. In una comunicazione efficace, gli interlocutori trattano un argomento alla volta e passano ai punti successivi in maniera consequenziale. Se stiamo rispondendo a un nostro collega, teniamo la nostra risposta ancorata all’ultima cosa che ci ha detto, senza “saltare” a un argomento già chiuso in precedenza.
  7. Non avere fretta di concludere la trattativa. Non è detto che si debba riuscire ad ottenere un consenso immediato. Se nella discussione non si riesce ad andare avanti in maniera proficua o si inizia ad avvertire tensione, è meglio rimandare il discorso al giorno dopo. In questi casi, procrastinare è la scelta migliore per evitare passi falsi, tenere a bada la tensione emotiva e scegliere con più lucidità.
  8. Dare spazio alle emozioni. La concretezza aiuta, ma non bisogna mai dimenticare di lasciare posto anche alle emozioni. Esprimere con sincerità e pacatezza i propri sentimenti – e sintonizzarsi con empatia con quelli degli altri – ci rende non solo più umani, ma anche più autentici. E per questo più credibili.
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